Caixa de E-mail Compartilhada: Pastas e Endereços Aceitos
Nem toda caixa de e-mail é de uma pessoa só. O comercial@ pode cair na caixa de um vendedor, e uma mesma caixa pode receber o suporte e o financeiro. Ligada inteira à plataforma, essa caixa mostra tudo para todo mundo que está vinculado a ela.
As Pastas sincronizadas e os Endereços aceitos, no cadastro da conta de e-mail, separam o que cada conta guarda: a conta traz só as pastas escolhidas da caixa e só as mensagens endereçadas aos endereços escolhidos. O resto continua na caixa, no servidor de e-mail, sem aparecer na plataforma.
Ideal para:
Grupo dentro da caixa de alguém: separa o comercial@ que chega na caixa de um vendedor, para a equipe comercial usar só essa parte.
Caixa dividida por equipes: cria uma conta de e-mail por equipe sobre a mesma caixa, cada uma com o seu endereço.
Resumo Prático
Acesse o menu Contas de E-mail e clique em Editar na conta de e-mail.
Em Pastas sincronizadas, clique em Carregar do servidor e marque as pastas que a conta deve trazer.
Em Endereços aceitos, digite o endereço e clique em Adicionar.
Clique em Atualizar.
Pastas sincronizadas
Acesse o menu Contas de E-mail → Editar
Carregar do servidor: lista as pastas da caixa de e-mail com o nome que elas têm no servidor de e-mail, que muda de provedor para provedor. Na primeira vez, a caixa de entrada já vem marcada.
Cada pasta marcada vira uma aba no menu E-mails, ao lado de Caixa de entrada e Enviadas, com o último pedaço do nome: a pasta INBOX.Archive aparece como Archive.
Nome da nova pasta e Criar: cria a pasta no servidor de e-mail, e a tela confirma com "Pasta criada". A pasta nova entra na lista desmarcada: marque-a para ela virar aba.
As Pastas sincronizadas aparecem só ao editar uma conta de e-mail. Ao cadastrar uma conta nova, salve primeiro e depois clique em Editar para escolher as pastas.
Endereços aceitos
Digite o endereço e clique em Adicionar, ou aperte Enter. Cada endereço aparece embaixo do campo, com um x para tirar da lista.
Com endereços na lista, a conta de e-mail guarda só as mensagens endereçadas a eles. A mensagem que foi para outro endereço da mesma caixa não aparece na plataforma, mas continua na caixa, no servidor de e-mail.
Em Enviadas, o que vem do servidor de e-mail também passa pelo filtro: entra só o que foi enviado por esses endereços. O que a equipe envia pela plataforma aparece em Enviadas de qualquer jeito.
Com a lista vazia, a conta de e-mail guarda tudo o que chega à caixa. Ao tirar um endereço, as mensagens que tinham ficado de fora aparecem na próxima sincronização.
Pastas e endereços juntos
Para separar um grupo que cai na caixa de alguém, os dois recursos funcionam melhor juntos. No provedor de e-mail, um filtro leva as mensagens do grupo para uma pasta ou um rótulo; na conta de e-mail, Pastas sincronizadas traz só essa pasta. Os Endereços aceitos com o endereço do grupo seguram o que o filtro do provedor deixar passar.
Só o administrador que cadastrou a conta de e-mail altera as pastas e os endereços, como o resto do cadastro.
Dúvidas Comuns
O comercial@ cai na caixa de um vendedor. Como mostro só o comercial na plataforma? Crie no provedor de e-mail um filtro que leve as mensagens do comercial@ para uma pasta, e na conta de e-mail marque essa pasta em Pastas sincronizadas. Para garantir, coloque o comercial@ em Endereços aceitos: se o filtro do provedor falhar, a plataforma continua guardando só o que foi para esse endereço.
A mensagem que ficou de fora pelos Endereços aceitos foi apagada? Não. Ela continua na caixa, no servidor de e-mail; só não aparece na plataforma. Tirando o endereço da lista, ela aparece na próxima sincronização.
Criei uma pasta pelas Pastas sincronizadas. Ela existe na minha caixa de e-mail? Existe. Criar cria a pasta no servidor de e-mail, a mesma que aparece no programa ou no site do provedor.
Não acho as Pastas sincronizadas na janela da conta de e-mail. Elas aparecem só ao editar uma conta de e-mail já cadastrada. Salve a conta e clique em Editar no menu Contas de E-mail.
Erros Comuns
O botão Adicionar dos Endereços aceitos não habilita: o endereço digitado está sem @. Solução: digite o endereço completo, como [email protected].